3.2 Responsabilidades del Área de Organización y Métodos

Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales, mediante la formulación de un plan de organización cuya finalidad principal sería la transformación, de las partes que componen el trabajo de las áreas en unidades lógicas y necesarias, activa y orgánicamente acopladas en la estructura de la empresa,
Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o actualizar la estructura organizativa de la empresa
Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo, responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo.
Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de responsabilidades y autoridad a dichos sectores.
Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de reducción de costos en el trabajo administrativo.
Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos, asegurándose de que se realiza de acuerdo con las exigencias de las elaboraciones a que habrán de someterse esos mismos datos
Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el primer punto, los procedimientos y los métodos seguidos en la ejecución de los trabajos, para hallar sus deficiencias y proponer las modificaciones que resulten necesarias para optimizar su funcionamiento
Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.
Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados.
Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los cursogramas en estudio.
Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los métodos de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado respecto a novedades de equipamiento y suministros.
Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa, asegurándose de su idoneidad tanto desde el punto de vista de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas, proponiéndose como principal objetivo la eliminación de los impresos inútiles, su unificación y cuando sea posible su fusión; como también centralizar las órdenes de reimpresión, llevando registro de los pedidos, consumos estimados, codificaciones, etc.
Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo más racional posible en relación con los circuitos administrativos que deban satisfacer.

El Analista de Organización y Métodos

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su organización y los procedimientos administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

Lineamientos que encuadran su actividad:

El analista debe recordar que siempre actúa como asesor.
El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte órdenes.
Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin estudio previo.
Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando sugerencias.
Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

Condiciones personales del Analista de Organización y Métodos:

Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para transformar.
Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales.
Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad para juzgar.
Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.
Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a inconvenientes y frustraciones.
Capacidad analítica: Implica, observación e identificación de los hechos; verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para relacionar la información con otras logradas anteriormente.
Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber “vender” sus productos y lograr compradores para su “mercancía”.
Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
Facilidad para trabajar en equipo.

Responsabilidad

Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, etc.
Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio.
Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.

Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.