3.3 Manuales y Organización

Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Ventajas:

Son un compendio de la totalidad de las funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización. Registran a manera de inventario las prácticas reconocidas dentro de la organización y son fuente de consulta.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a través del tiempo.
Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas respecto al área que debe actuar o a la decisión a tomar.
Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión administrativa impidiendo la excusa del desconocimiento.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en la cultura de la organización a través de su evolución administrativa.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las funciones delegadas al existir un instrumento que define con exactitud cuáles son los actos delegados.
Facilita la capacitación del personal al existir compendiados los reglamentos internos de la organización.
Resuelven conflictos al dirimir problemas de jurisdicción, superposición de funciones o responsabilidades.
Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al tener claramente determinados los objetivos y las responsabilidades para cumplirlos.
Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que antes debían ser analizadas, evaluadas v resueltas en cada caso.
Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

Desventajas:

Costo: Existe un costo de redacción y confección que indudablemente debe afrontarse.
Actualización: Exige una constante actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido, acarrea su total inutilidad.

Tipos de Manuales

Manual de Organización

Describe la Organización Formal de la Empresa consignando misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización, funciones básicas, autoridad: quienes dependen de él, y él que quien depende.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa. Los manuales deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada uno de los jefes.

Ejemplo: Manual de Organización para la posición: Gerente de Administración y Finanzas.

Misión: Formular políticas y planes referidos a la estructura y acción administrativa de la empresa, desarrollar e implementar mecanismos de control sobre actividades de la empresa, elaborar y analizar información contable para evaluar los resultados operativos de la empresa.

Funciones:

Custodiar el patrimonio de la empresa, a través de la registración correcta y en tiempo de transacciones que afecten el activo y pasivo, conforme a exigencias legales.
Mantener adecuados registros de los inventarios en cuanto a existencias y su valorización, conforme a métodos y usuales y reconocidos.
Proteger a la empresa en lo referente al manejo del flujo de fondos y mantener el equilibrio financiero.
Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de la empresa hacia terceros.
Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en la organización.
Velar por la adecuada registración de los costos de producción, administración u de comercialización.
Asegurar que a través de la información que surja de los estados contables y financieros puedan decidirse acciones correctivas.

Autoridad: Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del Departamento de Tesorería General, e indirectamente sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de Libros, Caja y Bancos, Cuentas Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad Presupuestaria, Activos Fijos, Contabilidad de Depósitos, Liquidación de Sueldos y Jornales, Impuestos y Seguros.

Fecha de Aprobación, de Vigencia y de Revisión.

Manual de Procedimientos

Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Carátula de Presentación: indicando Tema, Nº de Procedimiento, Vigencia, Áreas afectadas y Analista Actuante.
Objetivos y Alcance
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la forma de actualización. Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o Flujograma: representación gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las áreas involucradas (IRAM: 34503), Grupos de Símbolos para la representación gráfica (IRAM 34501).
Descripción de los Procedimientos.
Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.
Glosario o Índice Temático.
Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y Revisión.

ORGANIZACIÓN

Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario determinar qué medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo).